Privacyverklaring Sollicitanten
Lees deze Privacyverklaring zorgvuldig door. Het legt uit waarom en hoe we jouw persoonlijke gegevens verzamelen, hoe we deze beschermen en hoe lang we ze bewaren. We houden jouw gegevens zo veilig en beveiligd als redelijkerwijs mogelijk is, beschermd tegen verlies en ongeoorloofde openbaarmaking of toegang. We zullen jouw persoonlijke gegevens behandelen in strikte naleving van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, met name de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van 27 april 2016.
Deze Privacyverklaring is opgesteld als een lijst met vragen en antwoorden ('Questions & Answers').
1. Wie verwerkt mijn persoonlijke gegevens?
De 'Verwerkingsverantwoordelijke' van jouw persoonlijke gegevens zal de volgende juridische entiteit of haar dochteronderneming(en) zijn:
Aviapartner Holding NV Brussels National Airport 1930 Zaventem Company Number: 0432.388.386 We zullen hieronder naar Aviapartner Holding NV of haar dochteronderneming(en) verwijzen als "Aviapartner".
De functionaris voor gegevensbescherming is te bereiken via gdpr@aviapartner.aero. Gebruik dit adres alleen voor zaken met betrekking tot gegevensbescherming en niet voor andere vragen met betrekking tot jouw sollicitatie.
2. Wat is het doel en de wettelijke grondslag voor de verwerking van mijn persoonlijke gegevens?
Het doel van de verwerking van jouw persoonlijke gegevens is om jouw sollicitatie voor een functie in ons bedrijf te registreren en, indien deze sollicitatie leidt tot het starten van ons selectieproces, een profiel van jou te maken. Dit betekent dat Aviapartner alle nodige gegevens zal verwerken die nodig zijn voor ons om jouw sollicitatie te beoordelen met het oog op een mogelijke aanwerving. Deze beoordeling kan ook een evaluatie door een derde partij (‘assessment’) omvatten.
De verwerking van jouw gegevens is noodzakelijk om de nodige stappen te ondernemen voordat een arbeidsovereenkomst wordt aangegaan en is in het legitieme belang van Aviapartner, namelijk het belang om jou te beoordelen en te evalueren voordat wordt besloten om een arbeidsaanbod te doen, wat ook in jouw belang is of in ieder geval niet opweegt tegen onze belangen.
Bij een positieve beoordeling en besluit tot aanwerving zullen we ook jouw persoonlijke gegevens gebruiken om een arbeidsovereenkomst voor te bereiden.
In geval van een besluit om jou niet aan te nemen, kunnen we jouw toestemming vragen om jouw persoonlijke gegevens voor een bepaalde periode te bewaren (zie 7) om contact met je op te kunnen nemen als er in de toekomst mogelijke vacatures zijn die overeenkomen met jouw profiel. Zo niet, of als je geen toestemming geeft, worden jouw persoonlijke gegevens kort daarna verwijderd.
3. Welke categorieën persoonlijke gegevens worden verwerkt?
Persoonlijke gegevens is alle informatie die betrekking heeft op jou of op basis waarvan je geïdentificeerd kunt worden. Anonieme gegevens, zonder de mogelijkheid om jou te identificeren, kunnen dus niet als persoonlijke gegevens worden beschouwd. Voor de hierboven genoemde doeleinden zal de verwerking van persoonlijke gegevens de volgende informatie omvatten die door jou is verstrekt via het Applicant Tracking System (ATS) van jobs.aviapartner.aero:
standaardgegevens met betrekking tot jouw identiteit (achternaam, voorna(a)m(en), adres, …);
persoonlijke gegevens (geboortedatum en -plaats, nationaliteit, geslacht, telefoonnummer, e-mailadres, hobby's en interesses, …);
jouw foto als je deze vrijwillig aan ons verstrekt (bijvoorbeeld opgenomen in jouw cv);
gegevens met betrekking tot jouw professionele ervaring (profiel, gegevens over vorige werkgevers, beëindiging van laatste dienstverbanden en uitgevoerd werk, speciale projecten, …);
gegevens met betrekking tot jouw opleiding (diploma's, certificaten, stages, speciale trainingen, …);
taalvaardigheden;
indien van toepassing, of je in het bezit bent van een werkvergunning en/of in de Europese Economische Ruimte (EER) woont;
alle andere persoonlijke gegevens die je aan ons verstrekt als onderdeel van jouw sollicitatie, in jouw cv of motivatiebrief, met betrekking tot de uitoefening van de functie;
alle andere persoonlijke gegevens (dan hierboven vermeld) die verwerking vereisen op grond van de wet.
Je bent niet verplicht ons deze gegevens te verstrekken. Het niet verstrekken hiervan kan echter nadelige gevolgen hebben voor jouw kansen op aanwerving.
We kunnen ook informatie verzamelen van jouw openbaar beschikbare socialemediaprofielen zoals LinkedIn.
4. Wie heeft toegang tot mijn persoonlijke gegevens?
HR en jouw beoogde hiërarchische leidinggevende(n) hebben toegang tot jouw persoonlijke gegevens op strikt 'need-to-know' basis voor de hierboven beschreven doeleinden.
Jouw gegevens worden opgeslagen in onze op de cloud gebaseerde Applicant Tracking Software (ATS). De persoonlijke gegevens worden op servers in de EU opgeslagen, en alle vereiste organisatorische en technische maatregelen zijn genomen om een adequate bescherming van de gegevens in overeenstemming met de AVG te waarborgen.
We geven jouw informatie niet door aan enige anderederde partij, met mogelijk uitzondering van ons assessmentcentrum.
5. Worden mijn persoonlijke gegevens overgedragen naar een land buiten de EER?
Als algemene regel zullen jouw persoonlijke gegevens niet worden overgedragen buiten de Europese Economische Ruimte (EER).
6. Zal Aviapartner gebruik maken van geautomatiseerde besluitvorming?
Geautomatiseerde beslissingen worden gedefinieerd als beslissingen over individuen die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking van gegevens en die juridische gevolgen hebben of die aanzienlijke gevolgen hebben voor de betrokken individuen.
Over het algemeen maakt Aviapartner geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming zoals hierboven beschreven. Aviapartner baseert haar beslissing om jou al dan niet aan te nemen niet uitsluitend op geautomatiseerde verwerking van jouw persoonlijke gegevens.
7. Hoe lang worden mijn persoonlijke gegevens bewaard?
We zullen jouw persoonlijke gegevens alleen bewaren zolang dat nodig is voor de hierboven beschreven doeleinden. Als de werving niet resulteert in een arbeidsrelatie, worden jouw persoonlijke gegevens binnen twee maanden na jouw sollicitatie verwijderd, tenzij je toestemming geeft om jouw gegevens langer te bewaren voor mogelijke toekomstige vacatures die voor jou interessant kunnen zijn.
Indien je hiermee instemt, worden de gegevens gedurende één jaar bewaard vanaf de datum van toestemming; aan het einde van het jaar zullen we jouw toestemming vragen om de opslag met nog een jaar te verlengen.
8. Wat zijn mijn rechten met betrekking tot de verwerking van mijn persoonlijke gegevens door Aviapartner en wie kan ik contacteren?
Je kan de volgende rechten van betrokkenen uitoefenen via jobs.aviapartner.aero of via de link die je vindt in alle e-mailcommunicatie met betrekking tot jouw sollicitatie:
Toegang tot jouw persoonlijke gegevens. Dit omvat het recht om een kopie van de verwerkte persoonlijke gegevens te verkrijgen voor zover dit de rechten en vrijheden van anderen niet nadelig beïnvloedt;
Rectificatie van jouw onjuiste persoonlijke gegevens, inclusief aanvulling van onvolledige gegevens;
Verwijdering van jouw persoonlijke gegevens als er geen (meer) wettelijke grond is voor ons om ze te verwerken;
Overdracht van jouw persoonlijke gegevens (= verkrijgen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat) voor zover wij ze geautomatiseerd verwerken met betrekking tot jouw arbeidsovereenkomst ('Contract') of de voorafgaande stappen daartoe en voor zover dit de rechten en vrijheden van anderen niet beïnvloedt, zoals bijvoorbeeld jouw collega's;
Beperking van jouw persoonlijke gegevens als je bezwaar maakt tegen de verwerking of tegen de nauwkeurigheid van de verwerkte gegevens, of als je bepaalde persoonlijke gegevens wilt behouden in het kader van een mogelijke claim terwijl Aviapartner de gegevens niet langer nodig heeft in het licht van de doeleinden vermeld onder punt 2.
Je hebt te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking waarop Aviapartner zich in punt 2 baseert op het gerechtvaardigde belang. Aviapartner zal de verwerking dan stopzetten, tenzij er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.
Bovendien heb je ook het recht - als je van mening bent dat Aviapartner niet in overeenstemming heeft gehandeld met de wetgeving inzake gegevensbescherming - om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit van jouw gebruikelijke woonplaats, jouw plaats van werk of de plaats van de vermeende inbreuk.
Je hebt te allen tijde de mogelijkheid om contact op te nemen met Aviapartner via gdpr@aviapartner.aero als je ondersteuning nodig hebt bij het solliciteren of beheren van jouw persoonlijke gegevens, of als je meer informatie wilt ontvangen over de verwerking van jouw gegevens, jouw rechten of uitleg over deze Privacyverklaring.
9. Wijzigingen
We kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, binnen de beperkingen die zijn vastgesteld door de relevante privacy- en gegevensbeschermingswetten.
Dit document is voor het laatst aangepast in november 2023.
